AVG: Privacyverklaring werk vertrouwenspersoon

Privacyverklaring voor ons werk als vertrouwenspersoon / klachtondersteuner

Ik vat deze functies samen onder de naam vertrouwenspersoon.

In het kader van onze dienstverlening in de rol van vertrouwenspersoon verwerken wij uw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring hebben wij opgesteld om u te informeren over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan.

Deze privacyverklaring, voldoet aan de principes van de Algemene Verordening Gegevens-bescherming (AVG) en is voor het laatst aangepast op 6 mei 2018.

Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke

De persoonsgegevens worden verwerkt door: Wim van Es, Bureau van Es ~ RB&B, wimvanes@bureauvanesrbb.nl 

Of door vertrouwenspersonen die onder zijn verantwoordelijkheid werken. Wim van Es heeft met hen een verwerkersovereenkomst waarin is vastgelegd dat ook zij zich aan deze privacyverklaring houden.

Wij verwerken enkel persoonsgegevens die u ons zelf verstrekt in gesprek of via de e-mail, telefoon of app. Wij verwerken niet meer gegevens dan nodig.

Persoonsgegevens die bijgehouden worden en de reden daarvoor

Wij verwerken de volgende door u zelf gegeven informatie in het kader van het onderhouden van contact, het bieden van een goede en efficiënte dienstverlening, het factureren van gewerkte uren aan opdrachtgever en het adviseren van opdrachtgever in het jaarverslag (*):

1. Contactgegevens zoals e-mail adres en telefoonnummers;

2. Type dienstverband

3. Informatie die nodig is voor de door u gevraagde ondersteuning. Dit kunnen soms bijzondere persoonsgegevens zijn (**);

4. Gewerkte uren. 

• *:  Wij zorgen er voor de terugkoppeling naar opdrachtgever in de vorm van gewerkte uren en advies zo te doen dat deze niet kan afleiden welke medewerker een beroep op de vertrouwenspersoon heeft gedaan.
• **: Bijzondere persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld ‘effecten van een conflict op uw gezondheid’ of bv ‘persoonlijke kenmerken waarmee u gepest of gediscrimineerd wordt

De grondslag voor het bijhouden van de persoonsgegevens

Wij verwerken deze gegevens alleen nadat u ons, na het lezen van deze privacy verklaring, schriftelijk of digitaal toestemming hebt gegeven voor het bijhouden van deze gegevens.

De gegevens worden niet gedeeld met derden, behalve ….

De door u gegeven informatie blijft tussen ons en wordt zonder uw toestemming niet gedeeld met derden. Als vertrouwenspersonen hebben wij bijna-volledige-geheimhoudingsplicht. Er zijn echter een paar situaties waarin wij de geheimhouding mogen doorbreken:

• Informatie over zaken die onder een meldplicht vallen;
• Informatie die ons als vertrouwenspersoon in gewetensnood (*) zou brengen als u ons vraagt hier over te zwijgen;
• Informatie die wij nodig zouden hebben om ons te verweren als u besluit een klacht in te dienen over de manier waarop wij onze rol als vertrouwenspersoon hebben vervuld.
   

*: In het geval van gewetensnood volgen wij het protocol doorbreken van vertrouwelijk-heid zoals vastgesteld door de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen, U kunt dit protocol lezen bij : https://www.lvvv.nl/download/?id=8855

Uw gegevens worden niet langer bewaard dan nodig

Wij bewaren uw gegevens tot op 13 maanden na afronding van de ondersteuning.  De reden voor deze bewaartermijn heeft te maken met uw mogelijkheid om een klacht in te dienen over de wijze waarop u zich door ons ondersteund voelt.  Onze klachtenregeling vindt u hier.

Als wij de klacht niet in onderling overleg tot een oplossing kunnen brengen heeft u de mogelijkheid de klacht in te dienen bij de Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen. Zij behandelen klachten die binnen een jaar na de beëindiging van de ondersteuning worden ingediend. In een dergelijke situatie – die zich in mijn praktijk gelukkig nooit heeft voorgedaan -  moeten wij ons op basis van de tussen ons uitgewisselde gegevens kunnen verdedigen.

Uw gegevens zijn beveiligd

Wij vinden het belangrijk dat uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang. Daarom hebben wij passende beveiligingsmaatregelen genomen.

Uw rechten

U heeft het recht om Wim van Es een verzoek te doen tot inzage, aanpassing, aanvulling of verwijdering van uw persoonsgegevens. Na ontvangst van uw verzoek ontvangt u zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen één maand een overzicht van deze gegevens. U kunt ons verzoeken gegevens aan te passen, aan te vullen of te verwijderen.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens

Als u een klacht heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens neem dan zo snel mogelijk contact op. Ik zal uw klacht serieus, voortvarend (1e reactie binnen 48 uur) en uiteraard vertrouwelijk behandelen en ga ver om met u tot een oplossing te komen. 
Mocht dit alles niet tot een uitkomst leiden waar u tevreden mee bent, heeft u het volle recht uw klacht aan de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
U kunt via deze link contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.