Bureau van Es ~ RB&B

Vertrouwenspersoon Conflictbegeleiding bij Parts Express

 

Klacht en Arbeidsconflict 

Een klacht is een uiting van onvrede over de wijze waarop in de werksituatie of aan een werk gerelateerde situatie met de persoonlijke belangen van ‘klager’ wordt omgegaan, dan wel een uiting over een aangelegenheid in de werksituatie die door klager persoonlijk als ongewenst wordt ervaren.

In iedere organisatie doen zich situaties voor  waarbij medewerkers klachten hebben. Medewerkers mogen in dat geval van hun werkgever verwachten dat de onvrede direct aan de orde kan worden gesteld, dat zo goed mogelijk wordt gezocht naar een oplossing en dat daarnaast correcte klachtenbehandeling via een commissie mogelijk is.

Een veel gebruikte definitie voor arbeidsconflicten is: twee individuen, één individu en een groep of twee groepen, binnen de grenzen van een arbeidsorganisatie, hebben een arbeidsconflict als ten minste één van de partijen vindt dat de andere partij haar dwarsboomt of ergert. Dit kan betrekking hebben op arbeidsinhoud, arbeidsverhoudingen, arbeidsomstandigheden of arbeidsvoorwaarden.

Zelf oplossen .....??

Als je in conflict raakt met een collega of leidinggevende is de meest voor de hand liggende route om het onderliggende probleem in overleg met direct betrokkene uit te praten.  Als dat niet lukt kun je de situatie voorleggen aan je eigen leidinggevende of de leidinggevende van degene met wie je in conflict bent. Via welke route dan ook, het is de bedoeling het conflict uit de wereld te helpen en van het incident te leren voor soortgelijke situaties in de toekomst. 

Soms spelen zaken mee waardoor je niet direct met de andere conflictpartij in gesprek  gaat of durft.  Ook kan het voorkomen dat je hebt ervaren dat het gesprek over het conflict weinig of niets opleverde. Als je nog niet de stap wilt nemen de hulp van een (naast hogere) leidinggevende in te roepen, of wanneer dit tot onvoldoende resultaat heeft geleid,  kun je er ook voor kiezen de situatie waarin je terecht bent gekomen te bespreken met de externe vertrouwenspersoon.

Als je overweegt een klacht in te dienen,  overleg dan vooraf met de externe vertrouwenspersoon. Hij heeft vaak een goed beeld van de voor- en nadelen van de verschillende oplossingsroutes, weet hoe een klachtenprocedure werkt en weet welke factoren een klachtencommissie doorgaans in haar overwegingen mee neemt.    Het zelfde geldt voor de situatie waarin je overweegt aangifte van een strafbaar feit te doen bij de politie. 
 

Wim van Es

Ik werk vanaf 1 oktober  2016 als extern vertrouwenspersoon voor medewerkers van Parts Express.  

Je kunt mij benaderen als je in een arbeidsconflict bent geraakt met een collega of leidinggevende. Je kunt daarbij denken aan conflicten in de samenwerking naar aanleiding van bijvoorbeeld beoordelingen of re-integratie. Er kunnen uiteraard ook andere aanleidingen zijn. Kijk verder bij de vertrouwenspersoon ongewenst gedrag als de aanleiding voor het conflict te maken heeft met collegiale agressie, seksuele intimidatie, pesten of discriminatie. Ik kan met je meedenken over de situatie en de mogelijke aanpak er van. 

Aan het inschakelen van de vertrouwenspersoon zijn voor medewerkers geen kosten verbonden. Ik word voor mijn werk betaald door Parts Express maar doe het vertrouwenswerk zelfstandig en onafhankelijk.

Ik vind het belangrijk actief mee te werken aan gezonde arbeidsomstandigheden en onopgeloste conflicten kunnen een belangrijke reden voor ziekmeldingen zijn.

Ik heb de afspraak met Parts Express dat een medewerker in eerste instantie een beroep op één van de interne vertrouwenspersonen en pas in tweede instantie contact met mij op neemt. 

Je kunt mij direct benaderen als het conflict met zich mee brengt dat je liever met een externe vertrouwensvrouw spreekt. 

Ik houd mij bij mijn werk als vertrouwenspersoon aan de principes van de privacywetgeving zoals vastgelegd in de AVG
 

Verantwoordelijkheden van werkgever

In iedere organisatie doen zich situaties voor waarbij medewerkers klachten hebben. Medewerkers mogen in dat geval van hun werkgever verwachten dat de onvrede direct aan de orde kan worden gesteld, dat zo goed mogelijk wordt gezocht naar een oplossing en dat uiteindelijk correcte klachtenbehandeling via een commissie mogelijk is. 
 

Vertrouwenspersoon conflictbegeleiding (VPCB - m/v) inschakelen om over beste aanpak mee te denken

Soms spelen zaken mee waardoor je niet direct met de andere conflictpartij in gesprek gaat of durft. Ook kan het voorkomen dat je hebt ervaren dat het gesprek over het conflict weinig of niets opleverde. Als je nog niet de stap wilt nemen de hulp van een leidinggevende in te roepen, kun je er ook voor kiezen de situatie waarin je terecht bent gekomen te bespreken met de vertrouwenspersoon.

Op het moment dat je met een deskundige en onafhankelijke buitenstaander van gedachten wilt wisselen over wat de beste aanpak zou kunnen zijn om het conflict te beëindigen kun je contact opnemen met de externe VPCB.

De VPCB biedt hulp en ondersteuning aan medewerkers die in een arbeidsconflict zijn geraakt, en behoefte hebben aan een onafhankelijk sparringpartner.

De VPCB zal zorgvuldig naar je verhaal luisteren en met je mee denken welke mogelijkheden er zijn het conflict te proberen op te lossen. 

De VPCB kan je bij het werken aan de oplossing ook praktisch ondersteunen.

Gesprekken met de VPCB zijn vertrouwelijk en je houdt zelf de regie over de te ondernemen stappen.

Als je overweegt een klacht in te dienen, overleg dan vooraf met de VPCB.  Hij heeft vaak een goed beeld van de voor- en nadelen van de verschillende oplossingsroutes, weet hoe een klachtenprocedure werkt en weet welke factoren een klachtencommissie doorgaans in haar overwegingen mee neemt.    Het zelfde geldt voor de situatie waarin je overweegt aangifte van een strafbaar feit te doen bij de politie. 
 

Contacten in eerste instantie per telefoon of e-mail, in tweede instantie 'ontmoeten' 

De contacten vinden in eerste instantie per telefoon of e-mail plaats. De VPCB mag ook 's avonds gebeld worden. Omdat ik ook veel train neem ik overdag de telefoon niet altijd op. Als je mijn voicemail in spreekt en je telefoonnummer achter laat bel ik je zo snel mogelijk terug. Dat is des te gemakkelijker als ik je ook 's avonds thuis mag bellen. Zie de contactinformatie onder aan deze pagina. In overleg kunnen we ook besluiten elkaar te ontmoeten. We spreken dan af waar dat het beste kan. 
 

Hulp en ondersteuning bestaat onder andere uit

Het aanhoren van je verhaal.

Het meedenken over oplossingsmogelijkheden en meedenken over hoe deze te concretiseren. 

Helpen voorbereiden van gesprekken met degene met wie je in conflict bent of diens leidinggevende.

Het eventueel bieden van ondersteuning bij dergelijke gesprekken. 

Het begeleiden tijdens een klachtprocedure of het doen van aangifte.

Het geven van informatie over hulpverlenende instanties.
 

Uitgangspunten bij de ondersteuning door de VPCB

Hulp en ondersteuning door de VPCB is vertrouwelijk.

VPCB heeft een geheimhoudingsplicht tenzij er op grond van een meldcode of andere regeling een plicht tot melden is, of wanneer zwijgen ernstige nadelige gevolgen heeft voor de medewerker die ondersteuning vroeg. Als VPCB vindt dat hij de geheimhouding moet doorbreken zal hij dat pas doen nadat hij dit zorgvuldig met je heeft doorgesproken.

VPCB is partijdig, VPCB is er voor de medewerker die als eerste om ondersteuning vraagt.

VPCB is preventief, de inzet is er op gericht om verdere escalatie te voorkomen.

VPCB kan de organisatie inschakelen als de veiligheid van personen in gevaar is of wordt gebracht of indien ernstige schade wordt of kan worden toegebracht aan de organisatie. 

VPCB adviseert de organisatie ten aanzien van beleid dat bijdraagt aan het voorkomen of eerder oplossen van conflcten.
 

Afronding ondersteuning en Verslag

De ondersteuning wordt afgerond met een korte evaluatie over hoe je de ondersteuning door de VPCB  hebt ervaren, of ze voldoende nut heeft gehad, en welk advies je hebt naar Parts Express om soortgelijke conflicten in de toekomst te voorkomen.

Ik breng jaarlijks een verslag uit over het aantal mensen dat een beroep op de vertrouwenspersonen heeft gedaan, de aard van het onderliggende conflict, de vorm van verleende ondersteuning en het resultaat. De informatie in het verslag is niet te herleiden naar specifieke medewerkers. Waar de kans op herkenning door direct betrokkenen wel aanwezig is wordt met je over de inhoud van de rapportage overlegd.
 

Mijn achtergrond

Ik ben sociaal psycholoog en werk sinds 2007 als vertrouwenspersoon voor een aantal organisaties. Ik ben lid van de Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen en door hen gecertificeerd als vertrouwenspersoon ongewenst gedrag. Verder verzorg ik  trainingen voor vertrouwenspersonen en werk ik als klachtonderzoeker / klachtenbehandelaar.  Meer informatie over mijn werk en achtergrond vind je in de taakbalk.  Mijn CV is bij het bureauprofiel opgenomen.
 

  

Wim van Es