Vertrouwenspersoon Integriteit voor medewerkers van Parts Express: bespreken vermoeden misstanden
Wim van Es
Ik werk vanaf 1 oktober 2016 als extern Vertrouwenspersoon Integriteit (VPI) voor Parts Express. Een andere naam voor mijn rol is 'functionaris klokkenluiders'.
Je kunt mij benaderen als je zelf vragen hebt over integriteit of het vermoeden hebt dat een collega of leidinggevende zich niet integer gedraagt.
Parts Express heeft haar beleid met betrekking tot het melden van (het vermoeden van) misstanden of onregelmatigheden in werkinstructie IN-AR-06n uit gewerkt. Als je overweegt een dergelijke melding te doen kan ik je informeren over de regeling en je helpen een goede keuze te maken. Als je zou willen kan je de melding ook 'via mij' doen, waarbij ik als tussenpersoon optreed tussen jou en degenen die de melding onderzoeken. Ik kan jouw identiteit dan voor mij houden / afschermen.
Aan het inschakelen van de vertrouwenspersoon zijn voor medewerkers geen kosten vebonden. Ik word voor mijn werk betaald door Parts Express maar doe het vertrouwenswerk zelfstandig en onafhankelijk.
Ik houd mij aan de privacywetgeving zoals vastgelegd in de AVG
Werkinstructie melden van (het vermoeden van) misstanden of onregelmatigheden
In deze werkinstructie wordt geborgd dat eventuele misstanden na melding correct worden afgehandeld. Dit document is openbaar en beschikbaar via de website van Parts Express.
Regeling is voor misstanden en onregelmatigheden
Bij een misstand is sprake van een patroon of structureel karakter, van een zodanig ernstige of omvangrijke situatie dat daardoor het algemeen/maatschappelijk belang wordt geraakt.
Denk bijvoorbeeld aan dreigend gevaar voor de volksgezondheid of voor de veiligheid van personen.
Een onregelmatigheid is minder ernstig van aard dan een misstand. Het gaat om een onvolkomenheid of ongerechtigheid die niet zo ernstig is dat daarbij het maatschappelijk belang in het geding is, maar wel zodanig ernstig dat ze buiten de normale werkprocessen valt en de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgt.
Melden
kan binnen Parts Express bij iedereen die hiërarchisch hoger staat, bij de externe vertrouwenspersoon of in bijzondere omstandigheden die in de werkinstructie genoemd worden zelfs extern.
De vertrouwenspersoon
heeft in het kader van de klokkenluidersregeling een 100% geheimhoudingsplicht. De vertrouwenspersoon kan in vertrouwen worden geraadpleegd voor informatie, advies en ondersteuning bij een vermoeden van een misstand/onregelmatigheid. Ook kan de vertrouwenspersoon om advies worden gevraagd bij twijfel over het doen van een melding. Een melding kan ook direct bij de externe vertrouwenspersoon worden gedaan. De vertrouwenspersoon stuurt de melding, in overleg met jou (al dan niet anoniem) door naar de directie van Parts Express.
Anoniem melden ?
Volledig anoniem melden (bijvoorbeeld een brief sturen zonder afzender) is niet mogelijk. Bij degene waarbij wordt gemeld maakt de melder altijd de eigen identiteit bekend. Vervolgens is het aan de melder om binnen het traject te bepalen in hoeverre hij of zij anoniem wenst te blijven.
Als de melding via de vertrouwenspersoon is gedaan en als melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de vertrouwenspersoon en hij stuurt dat door naar de melder.
Wat kan de vertrouwenspersoon voor je doen?
Je kunt een beroep op mij doen als je zelf vragen hebt over integriteit en integer handelen, je kunt mij ook benaderen als je het vermoeden hebt of weet dat een collega of leidinggevende zich niet integer gedraagt.
Ik kan je informatie geven over de werkinstructie melden van vermoeden van misstanden en de verschillende keuzes die je hebt met je bespreken.
Als je besluit te melden en ook besluit om je naam (nog) niet aan de melding te verbinden kun je via mij melden. Ik scherm je naam af en treed op als tussenpersoon tussen jou en de onderzoekers. Ik houd je op de hoogte van de voortgang van het onderzoek en de conclusies en zorg er voor dat je daar weer op kan reageren.
Als je dat wilt kan kan ik je ook tijdens de procedure bij staan.
Afronding ondersteuning en Verslag
De ondersteuning wordt afgerond met een korte evaluatie over hoe je de ondersteuning door de VPI hebt ervaren, of ze voldoende nut heeft gehad, en welk advies je hebt naar Parts Express om het niet integere gedrag waar je mee geconfronteerd bent in de toekomst te voorkomen.
Ik breng jaarlijks een verslag uit over het aantal mensen dat een beroep op mij heeft gedaan, de aard van het niet integere gedrag, de vorm van verleende ondersteuning en het resultaat. De informatie in het verslag is niet te herleiden naar specifieke medewerkers. Waar de kans op herkenning door direct betrokkenen wel aanwezig is wordt met je over de inhoud van de rapportage overlegd.
Mijn achtergrond
Ik ben sociaal psycholoog en werk sinds 2007 als vertrouwenspersoon voor een aantal organisaties. Ik ben tot eind 2022 lid van de Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen en door hen tot 2023 gecertificeerd als 'LVV erkend vertrouwenspersoon'. Verder verzorg ik trainingen voor vertrouwenspersonen en werk ik als klachtonderzoeker / klachtenbehandelaar. Met ingang van 2023 ontvang ik ook AOW en zet ik mijn werk op een wat lager pitje voort. Mijn CV is bij het bureauprofiel opgenomen.
Contacten in eerste instantie per telefoon of e-mail, in tweede instantie 'ontmoeten'
De contacten vinden in eerste instantie per telefoon of e-mail plaats. Je kunt mij bellen op 0622540677. Je kunt mij ook mailen wimvanes@bureauvanesrbb. nl . In overleg kunnen we ook besluiten elkaar te ontmoeten. Wij spreken af waar dat het beste kan.
In kwartaal 2 en 3 kan het zijn dat ik je doorverwijs naar een met je werkgever afgesproken back-up vertrouwenspersoon
Ik ben vanaf 2023 in kwartaal 2 en kwartaal 3 wat vaker op vakantie. Als ik in die periode de ondersteuning niet zelf kan leveren breng ik je in contact met de vertrouwenspersoon Pepita David of Ingrid van Wezel.
Wim van Es