Bureau van Es ~ RB&B

Mijn visie op de Vertrouwenspersoon

 

Visie op het Vertrouwenspersoonschap

De vertrouwenspersoon is beschikbaar als sparringpartner voor medewerkers die last hebben van ongewenst gedrag (seksuele intimidatie, pesten, discriminatie), die ondersteuning vragen bij arbeidsconflicten die een andere oorzaak hebben dan ongewenst gedrag of die overwegen een melding te doen over niet integer handelen.

Het heeft mijn voorkeur de voorheen vaak  gescheiden rollen van VPO (ongewenst gedrag) en VPI (integriteit) te combineren.

De vertrouwenspersoon is deskundig, onafhankelijk en gecertificeerd door de Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen, https://www.lvvv.nl/
 

1,7 miljoen werknemers melden in 2019 last te hebben gehad van ongewenst gedrag door collega’s of leidinggevenden

Vanaf 2007 tot en met 2018 blijft het aantal werknemers die aangeven last te hebben gehad van collegiale agressie min of meer stabiel. De groep werknemers die interne agressie melden was 16%  in 2016 en dat  zijn omgerekend ongeveer 1,2 miljoen werknemers.  In 2019 was er een stijging: 19,3 % van de werknemers gaf aan last te hebben gehad van collegiale agressie. Omgerekend gaat het om 1,7 miljoen werknemers.
 

De directe kosten voor collegiale  agressie bedragen minstens  € 1,7 miljard per jaar

TNO becijfert over 2014 dat collegiale agressie gemiddeld tot  6,8 extra verzuimdagen per medewerker leidt. De daarmee samenhangende loonkosten bedragen € 1,7 miljard per jaar. Uit onderzoek van Van der Bossche (2012) blijkt dat medewerkers die geconfronteerd werden met collegiale agressie meer verzuimdagen en burn-out klachten hebben, een slechtere algemene gezondheid melden, minder tevreden zijn met het werk, zich minder breed inzetbaar voelen en een grotere verloop intentie hebben. Voor de organisatie zijn er verder nadelen als verstoorde werkrelaties, verminderde kwaliteit en productie en imago verslechtering.  De kosten voor onderzoek en advies naar aanleiding van een geval van collegiale agressie  worden geschat op € 15000 - € 45000.
 

Niet iedereen durft een grens aan te geven of kan bij de eigen leidinggevende terecht

Volwassen, assertieve mensen zijn vaak goed in staat collega’s aan te geven dat ze van dergelijk gedrag niet gediend zijn.  Als dat geen effect heeft kan tenslotte een beroep gedaan worden op de leidinggevende om de situaties te beëindigen. Zo zou het ideaal gesproken behoren te verlopen. De werkelijkheid is helaas vaak anders.  Niet iedereen durft zijn of haar grens aan collega’s aan te geven, sommige collega’s negeren een wel aangegeven grens en in een veel te  groot aantal gevallen is de leidinggevende zelf betrokken bij de collegiale agressie. In 20% van de meldingen bij seksuele intimidatie is de  leidinggevende de aangeklaagde en voor pesten is dit percentage zelfs 48%.
 

Gelukkig hebben steeds meer organisaties onafhankelijke  vertrouwenspersonen  

Daarom vind ik het belangrijk dat een medewerker die geconfronteerd wordt met ongewenst gedrag de mogelijkheid heeft  in vertrouwen van gedachten te wisselen over zijn of haar situatie,  en een deskundige gesprekspartner vindt die mee kan denken over hoe het beste op dit ongewenst gedrag te reageren. Gelukkig hebben veel organisaties inmiddels één of meer van dergelijke gesprekspartners: de vertrouwenspersonen.
 

De rol van de vertrouwenspersoon naar een medewerker die ongewenst gedrag ervaart

De vertrouwenspersoon ondersteunt melder bij het helpen de-escaleren of beëindigen van het ongewenste gedrag.  De vertrouwenspersoon is partijdig  De vertrouwenspersoon zorgt voor de eerste opvang, luistert zorgvuldig naar het verhaal van melder, denkt mee over mogelijke manieren om het ongewenste gedrag te beëindigen en  kan bij een gekozen oplossingsroute ook praktisch ondersteunen. Het gaat om begeleiden en ondersteunen, de melder houdt de regie en blijft zelf verantwoordelijk voor het oplossen van zijn probleem. Als geen oplossingen door middel van gesprekken mogelijk of gewenst zijn kan de vertrouwenspersoon melder ook begeleiden bij het indienen van een klacht of het doen van aangifte.  De vertrouwenspersoon is partijdig, hij vervult zijn rol in het belang van degene die ondersteuning bij hem zoekt.
 

De rol van de vertrouwenspersoon naar een medewerker die een arbeidsconflict met een andere achtergrond dan ongewenst gedrag ervaart

Mijn advies is in de organisatie duidelijk te maken dat de vertrouwenspersoon naast haar klassieke verantwoordelijkheden voor klachten op het terrein van  seksuele intimidatie, pesten, discriminatie en agressie ook  benaderd mag worden als sparring partner voor andere conflictsituaties  waarover  medewerkers die zich in hun belang voelen geschaad  in vertrouwen van gedachten willen wisselen. Ook bij dergelijke conflicten kunnen emoties tussen conflictpartijen oplopen, kan er sprake zijn van intimidatie en kan een medewerker die in conflict raakt met een leidinggevende zich onmachtig en alleen voelen staan.  Bij deze conflicten ondersteunt de vertrouwenspersoon de medewerker op te komen voor zijn of haar belang en kan soms een bijdrage leveren aan de-escalatie van het gedrag van conflictpartijen. De vertrouwenspersoon bemoeit zich echter niet met de inhoud van het conflict.
 

Ook veroorzaker / aangeklaagde heeft recht op ondersteuning

In situaties waarin melder voor een oplossingsrichting kiest waarin veroorzaker geconfronteerd wordt met de effecten van diens gedrag is het zorgvuldig ook veroorzaker een sparringpartner / ondersteuner aan te bieden.  Wat mij betreft kan deze ondersteuning prima door een vertrouwenspersoon worden geleverd, maar één vertrouwenspersoon kan niet beide partijen in een conflict ondersteunen. Benoem daarom bij voorkeur meerdere vertrouwenspersonen in uw organisatie.  Naast andere voordelen van het hebben van meerdere vertrouwenspersonen, is er dan altijd een onafhankelijke vertrouwenspersoon ter beschikking voor veroorzaker / aangeklaagde.

 

De vertrouwenspersoon  is slechts één van de onderdelen van het beleid preventie ongewenst gedrag

De vertrouwenspersoon is een onmisbare schakel in een breder pakket van maatregelen waarmee verantwoordelijke werkgevers proberen een veilige en gezonde werkplek voor hun werknemers te creëren. Het alleen benoemen van vertrouwenspersonen is niet voldoende.

Tref ook de andere maatregelen die zich in het kader van de Arbowet hebben uitgekristalliseerd als ‘beste praktijken’.

Neem vragen over sociale veiligheid op in de RIE of het MTO. Stel relevante maatregelen vast,  implementeren deze en evalueer ze  periodiek. Stel gedragsregels vast.  Benoem één of meer onafhankelijke vertrouwenspersonen die bekwaam zijn, onafhankelijk, toegerust, benaderbaar en vertrouwen hebben bij het personeel. Stel een klachtenregeling op en zorg voor een onafhankelijke klachtencommissie, intern of extern. Zorg voor een goede  opvang, ondersteuning en nazorg  voor slachtoffers. Pak de daders aan en zorg dat de organisatie bekend is met de sancties die ingezet kunnen worden bij collegiale agressie.  Verzorgen van voorlichting en instructie op al deze onderwerpen.  Zie voor een verdere toelichting:

https://www.zelfinspectie.nl/zelfinspecties/werkdruk-en-ongewenst-gedrag

 

De vertrouwenspersoon kan benaderd worden bij vragen over ongewenst gedrag maar ook bij vragen over mogelijk niet integer gedrag

Er is inmiddels consensus ontstaan over het idee dat een vertrouwenspersoon de taken op het gebied van ongewenste omgangsvormen en integriteit het beste kan combineren.  Het hebben van één loket is meer laagdrempelig en effectief. Soms lopen ongewenst gedrag en een schending van integriteit door elkaar heen. Ook voor medewerkers is het niet altijd een eenvoudig te kiezen of hun vraag nu bij de vertrouwenspersoon ongewenst gedrag hoort of bij de vertrouwenspersoon integriteit.  Voor de werkgever is één type vertrouwenspersoon goedkoper, efficiënter en duidelijker te communiceren.

 

De rol van de vertrouwenspersoon bij niet integer handelen en misstanden

Het werkterrein van vertrouwenspersoon integriteit richt zich op (zakelijke) integriteitschendingen en (maatschappelijke)  misstanden. Voorbeelden van niet-integer gedrag zijn fraude, diefstal van bedrijfsmiddelen, ongewenste nevenwerkzaamheden en machtsmisbruik. Soms begaat een individu een integriteitsschending, maar het probleem kan ook groter zijn. Dan zijn er meer mensen (of zelfs de leiding!) bij betrokken, raakt het (flinke delen van) de organisatie en beschadigt het klanten, burgers of medewerkers. Het voortbestaan van de organisatie kan in gevaar komen. Zulke schendingen worden misstanden genoemd. Zijn deze zo ernstig dat ‘het maatschappelijk belang in het geding is’, dan is er sprake van een maatschappelijke misstand. Maatschappelijke misstanden vallen onder de wet Huis voor klokkenluiders. Deze wet verplicht organisaties met meer dan 50 werknemers ook een meldingsregeling voor misstanden op te stellen.

De vertrouwenspersoon is ter beschikking voor medewerkers die vragen hebben over mogelijk niet  integer gedrag of overwegen een melding van een misstand te doen.  Medewerkers kunnen een dergelijke melding ook via de vertrouwenspersoon doen.

 

De rol van de vertrouwenspersoon  naar de eigen organisatie:  voorlichting en advies

Een vertrouwenspersoon werkt actief mee aan voorlichting over ongewenst gedrag,  integriteit, het beleid van de organisatie op deze gebieden en de rol en vindbaarheid van de vertrouwenspersoon . Daarnaast heeft de vertrouwenspersoon een adviestaak naar de leiding van de organisatie. Daarom is het ontwikkelen van competenties op het terrein van voorlichting en advies belangrijk.

 

De vertrouwenspersoon is deskundig, onafhankelijk en gecertificeerd door de Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen, https://www.lvvv.nl/

Het op een goede manier invullen van de vertrouwensrol vraagt om een vaardige vertrouwensvrouw of - man die:  het hart op de goede plaats heeft, over goede communicatieve vaardigheden beschikt, de vakinhoudelijke kennis bij houdt,  voldoende kennis van klachtrecht en  juridische aspecten rond ongewenst gedrag heeft of kan verkrijgen, die kennis heeft van integriteit, integriteitsbeleid en de wet Huis voor Klokkenluiders en die zich in de organisatie waar hij werkt  onafhankelijk kan opstellen.

 

Het uiteindelijk doel

Een organisatie waarin werknemers tot hun recht komen, gerespecteerd worden en gezond en veilig hun werk kunnen doen. Een organisatie waarin mensen die hun grens aangevend zich gehoord voelen, waardoor incidenten zich niet hoeven te herhalen of anderszins escaleren. Een organisatie waarin de leidinggevenden zich daadwerkelijk inspannen om een respectvolle onderlinge omgang te bewerkstelligen.  Een organisatie waarin melding over mogelijk niet integer gedrag veilig gedaan en serieus onderzocht kunnen worden, zodat de organisatie zelf de mogelijkheid krijgt dergelijk gedrag te corrigeren.

 

 

Wim van Es, 

Vertrouwenspersoon, lid klachtencommissie en opleider van vertrouwenspersonen.